Ihre Daten sind bei uns sicher

Stand: 26. August 2026

Verantwortlicher

Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen des schweizerischen Bundesgesetzes über den Datenschutz (nDSG, in Kraft seit 1. September 2023). Soweit wir Dienstleistungen für Personen in der EU erbringen oder EU-Bürger gezielt ansprechen, wenden wir zusätzlich die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an.

Dabei beachten wir insbesondere die Grundsätze der:

• Rechtmässigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Richtigkeit
• Speicherbegrenzung
• Integrität und Vertraulichkeit

Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen unserer Dienstleistungen:

• Kontaktdaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Beratungsdaten: Informationen im Rahmen der administrativen Hilfe
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Informationen, Zugriffszeiten
• Nutzungsdaten: Aufgerufene Seiten (aus den Server-Protokollen)

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Kontaktaufnahme und Beratung

Zweck: Bearbeitung von Anfragen, Terminvereinbarung, Erbringung administrativer Dienstleistungen wie Schuldenberatung, Budgetberatung und Hilfe bei Behördengängen

Rechtsgrundlage: Schweiz (nDSG): Bearbeitung zur Anbahnung und Erfüllung des Auftragsverhältnisses unter Wahrung der Bearbeitungsgrundsätze (Art. 6 nDSG); soweit eine Rechtfertigung erforderlich ist, gestützt auf Ihre Einwilligung oder die Vertragserfüllung (Art. 31 nDSG). EU (DSGVO, soweit anwendbar): Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung), lit. a (Einwilligung) und lit. f (berechtigtes Interesse).

Speicherdauer: Bis zur vollständigen Abwicklung des Auftrags, mindestens 10 Jahre aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Website-Betrieb und -Optimierung

Zweck: Bereitstellung der Website, einfache Auswertung der Seitenaufrufe, Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit

Rechtsgrundlage: Schweiz (nDSG): überwiegendes berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb und an der Optimierung der Website, unter Wahrung der Bearbeitungsgrundsätze (Art. 6 nDSG; Rechtfertigung nach Art. 31 nDSG). EU (DSGVO, soweit anwendbar): Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse).

Speicherdauer: Siehe spezifische Abschnitte zu einzelnen Technologien

Webanalyse und Server-Protokolle

Diese Website verwendet keine Analyse-Dienste von Drittanbietern. Bis zum 26. August 2026 war Google Analytics im Einsatz. Es wurde vollständig entfernt; seither werden keine Daten mehr an Google übermittelt.

Wie bei jedem Webserver üblich, protokolliert unser Hoster Infomaniak (Schweiz) technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Protokolle dienen dem sicheren Betrieb, der Fehlersuche und einer einfachen Auswertung der Seitenaufrufe. Sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht zur Identifikation einzelner Besucherinnen und Besucher verwendet.

Rechtsgrundlage: Schweiz (nDSG): überwiegendes berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website, unter Wahrung der Bearbeitungsgrundsätze (Art. 6 nDSG; Rechtfertigung nach Art. 31 nDSG). EU (DSGVO, soweit anwendbar): Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse).

Speicherdauer: Die Zugriffsprotokolle werden von unserem Hoster nach dessen Vorgaben aufbewahrt und automatisch gelöscht.

Klicks auf Kontakt-Möglichkeiten — Telefonnummer, E-Mail-Adresse, WhatsApp und SMS — zählen wir auf unserem eigenen Server mit. Festgehalten werden dabei ausschliesslich das Datum, die Stunde, die Art des Links, die aufgerufene Seite und die Sprache. Es entsteht kein Cookie, keine Kennung und keine IP-Adresse; zwei Klicks derselben Person lassen sich nicht miteinander verbinden. Die Zahlen dienen uns allein zur Einschätzung, ob die Kontaktwege gefunden werden. Die monatlichen Zähldateien bleiben auf unserem Server und enthalten keine personenbezogenen Daten.

Cookies

Diese Website setzt keine Cookies. Es kommen auch keine vergleichbaren Techniken zum Einsatz, die Daten auf Ihrem Gerät speichern oder auslesen — weder lokale Speicher noch Zählpixel noch Wiedererkennungsmerkmale.

Beim Aufruf einer Seite werden keine Verbindungen zu Dritten aufgebaut. Schriftarten und Gestaltungsdateien liegen auf unserem eigenen Server. Eine Verbindung zu LinkedIn oder WhatsApp entsteht nur, wenn Sie den entsprechenden Link selbst anklicken.

Haben Sie unsere Website früher besucht, als Google Analytics noch im Einsatz war, können auf Ihrem Gerät noch Cookies aus jener Zeit liegen. Diese werden bei Ihrem nächsten Besuch automatisch gelöscht.

Portal «Administrative Hilfe» (assistent.administrative-hilfe.ch)

Beschreibung

Neben dieser Website betreiben wir ein geschütztes Portal. Dort laden Beistände und ihre Klientinnen und Klienten Dokumente hoch, ordnen sie und behalten Fristen im Blick. Der Zugang ist nur mit persönlichem Konto möglich. Wer das Portal als Beistand für seine Klienten nutzt, schliesst mit uns zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab; die nachstehende Liste der Dienstleister ist Bestandteil dieses Vertrags.

Wo die Daten liegen

Alle Dokumente, Dossiers, die Datenbank und sämtliche Sicherungskopien werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert, bei der Infomaniak Network SA in Genf und Winterthur.

Eingesetzte Dienstleister

Für den Betrieb des Portals arbeiten wir mit den folgenden Dienstleistern zusammen. Weitere Dienstleister, die Daten Ihrer Klientinnen und Klienten erhalten, gibt es nicht.

Was ins Ausland geht — und was nicht

• Texterkennung (Mistral AI, Frankreich): die Seiten eines hochgeladenen Dokuments und der daraus gewonnene Text. Dies ist der einzige Weg, auf dem Dokumentinhalte die Schweiz verlassen.
• Fehlermeldungen (Sentry, Frankfurt): technische Angaben zu einem Programmfehler. Vor dem Versand entfernt das Portal automatisch die Angaben zur Person, den Inhalt der Anfrage und alle Werte aus der Fehlerspur. Lässt sich das nicht durchführen, wird die Meldung verworfen statt gesendet.
• Push-Meldungen (Google, weltweit): eine Geräte-Kennung Ihres Mobilgeräts, ein kurzer Hinweistext und eine interne Dokument-Nummer. Die Hinweistexte sind bewusst allgemein gehalten, zum Beispiel «Ein Dokument ist fertig bearbeitet.» oder «Du hast 3 überfällige Dokumente». Push-Meldungen können Sie in den Einstellungen abschalten; das Portal übermittelt danach keine Push-Meldungen mehr an Google. Die Anmeldung Ihres Geräts beim Push-Dienst besteht bis zur Abmeldung aus der App fort.
• Kalender-Abgleich (Apple, weltweit): Titel, Beschreibung und Ort Ihrer Termine. Dieser Weg entsteht nur, wenn Sie in den Einstellungen selbst Ihren Apple-Kalender verbinden und dafür Ihre eigenen Zugangsdaten hinterlegen. Verbinden Sie keinen Kalender, wird nichts an Apple übermittelt; die Verbindung können Sie jederzeit wieder löschen.

Nicht übermittelt werden an Google und Sentry: Dokumentinhalte, Dateinamen, Namen von Personen, Adressen, AHV-Nummern und Gesundheitsangaben.

Eingebundene Gestaltungselemente

Die vier oben genannten Verbindungen stellt das Portal selbst her. Davon zu unterscheiden sind Abrufe, die Ihr Browser auslöst: Auf einzelnen öffentlichen Seiten — unter anderem der Anmeldung, der Registrierung und der Passwort-Rücksetzung — sowie in internen Verwaltungswerkzeugen sind Schriften und Gestaltungsbibliotheken von Inhalte-Netzwerken eingebunden (Tailwind, Bunny Fonts, jsDelivr, d3js). Dabei wird gegenüber dem jeweiligen Netzwerk Ihre IP-Adresse sichtbar. Dokumente, Dossiers oder Stammdaten werden dabei nicht übertragen. Wir arbeiten daran, auch diese Dateien von unserem eigenen Server auszuliefern.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Rechtsgrundlage: Schweiz (nDSG): Bearbeitung zur Erfüllung des Auftragsverhältnisses unter Wahrung der Bearbeitungsgrundsätze (Art. 6 nDSG), soweit erforderlich gestützt auf Ihre Einwilligung oder die Vertragserfüllung (Art. 31 nDSG). EU (DSGVO, soweit anwendbar): Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f. Handeln wir im Auftrag eines Beistands, bearbeiten wir die Daten seiner Klienten als Auftragsverarbeiter nach Art. 9 nDSG.

Speicherdauer: Solange das Konto besteht. Nach dessen Beendigung stehen 90 Tage für den Export zur Verfügung, danach werden die Daten unwiderruflich gelöscht — mit Ausnahme von Unterlagen, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (insbesondere Buchungsbelege, 10 Jahre nach Art. 958f OR).

Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 25 nDSG / Art. 15 DSGVO)

Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Berichtigungsrecht (Art. 32 nDSG / Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschungsrecht (Art. 32 nDSG / Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Widerspruchsrecht (Art. 30 nDSG / Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, soweit diese auf berechtigten Interessen beruht.

Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten:

• SSL/TLS-Verschlüsselung der Website
• Regelmässige Sicherheitsupdates
• Zugriffsbeschränkungen auf Daten
• Schulung der Mitarbeiter im Datenschutz
• Sichere Aufbewahrung physischer Dokumente

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren:

Schweiz

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB)
Feldeggweg 1, 3003 Bern
Telefon: +41 58 462 43 95
E-Mail: info@edoeb.admin.ch

Besondere Hinweise für administrative Dienstleistungen

Aktualität und Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.

Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter www.administrative-hilfe.ch/datenschutz abgerufen werden.